Stuwende kracht
De gemeente kan een belangrijke stuwende kracht zijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente heeft hierin verschillende rollen: als opsteller en uitvoerder van beleid, als bestuurder van gemeentelijke instellingen, als bevoegd gezag, als aanspreekpunt voor burgers en bedrijven, als werkgever en als aanbesteder voor bijvoorbeeld infrastructuur. Van de overheid wordt het goede voorbeeld verwacht. De vraag voor de overheden is vaak: wat houdt maatschappelijk verantwoord ondernemen precies voor ons in?

Naar onze mening draagt een gemeentelijke MVO scan (evenals de P4 scan) bij aan de discussies die steeds meer gevoerd worden over wat MVO betekent voor een overheidsorganisatie. Het instrument kan benut worden om een intern proces te stroomlijnen, uitgevoerde activiteiten te monitoren, discussies te begeleiden, creatieve gedachtenvorming te prikkelen en bewustwording in gang te zetten.

Bij voorkeur wordt de scan uitgevoerd op een natuurlijk moment. Hierdoor vergroot het draagvlak om MVO invulling te geven. Voorbeelden daarvan zijn:

• nieuwe ronde strategische beleid- of planvorming (bestemmingsplan, milieubeleidsplan, sociaal-economisch beleidsplan)
• het evalueren van bestaande (duurzaamheids)plannen
• de planning en control cyclus
• bezuinigingsoperaties (al dan niet gekoppeld aan reorganisatie)
• imago
• klantentevredenheidsonderzoek/omgevingsanalyse
• integriteitsdiscussie
• INK of andere kwaliteitszorgmodellen
• leren voor duurzame ontwikkeling
• samenwerking met buurgemeenten, regio's en provincie verbeteren
• maatschappelijk of burgerjaarverslag
• MVO staat op de politieke agenda
• nieuwe communicatiestrategie
• deelname aan internationale convenanten of internationale verplichtingen
• vervolgacties op de duurzaamheidsspiegel.

Speciale methodiek voor gemeenten
Op basis van de P4-scan is ook een gemeentelijke variant ontwikkeld. De gemeentelijke MVO scan is in opdracht van SenterNovem door BECO ontwikkeld in het kader van het programma 'Met preventie naar Duurzaam Ondernemen' (PreDO). Bij de ontwikkeling is uitdrukkelijk rekening gehouden met de verschillen tussen de positie van een gemeentelijke en provinciale organisatie binnen de maatschappij. Gemeenten staan bijvoorbeeld veel dichter bij de burgers en hun rol als aanspreekpunt en intermediair is evidenter dan die van de provincie.

Inzicht: intern en extern
De gemeentelijke MVO scan is een instrument waarmee gemeentes inzicht krijgen in hun prestatie op alle duurzaamheidsaspecten die voor hen van belang zijn; zowel intern als extern. Ten eerste geeft de scan inzicht in wat er allemaal bij maatschappelijk verantwoord ondernemen komt kijken. Ten tweede verschaft de scan inzicht in de inspanningen die de gemeente reeds levert op het gebied van de drie dimensies van duurzaam ondernemen (zakelijke, sociale en milieu-inspanningen). Ten derde verschaft de scan inzicht in hoe de meest relevante belanghebbenden of stakeholders over deze inspanningen oordelen en wat zij van de gemeente verwachten.

Draagvlak en verbeterpotentieel
De scan is een uitstekend instrument om draagvlak te verwerven, het bewustzijn te vergroten en concrete verbeterpunten te identificeren. Op welke punten gaat het goed en waar zitten lacunes? Welke risico's zijn er en waar liggen kansen? Doordat de scan ook van buiten naar binnen kijkt, ontstaat er een beeld van hoe de omgeving tegen de gemeentelijke organisatie aankijkt.

Internationaal erkende richtlijnen
De gemeentelijke MVO scan methodiek is gestoeld op internationaal erkende richtlijnen, standaarden en normen, zoals voor kwaliteit het EFQM-model, voor sociale en milieu-aspecten Global Reporting Initiative en Social Accountability 8000 richtlijnen en voor milieu ISO 14001. De DSS-methodiek sluit ook aan op de AcountAbility 1000 richtlijnen.

Aansluiting bij de dagelijkse praktijk
De gemeentelijke MVO scan is niet ingedeeld volgens de kernelementen People, Planet en Profit, maar volgens de voor een gemeente relevante processen/organisatieonderdelen. In al deze onderdelen zijn vragen over de 3 P's verwerkt. De indeling in organisatieonderdelen sluit aan bij de afdelingsstructuur van de gemeente en zorgt ervoor dat de gesprekspartners de gestelde vragen uit hun dagelijkse praktijk herkennen.

Opbouw van de scan

• Uitvoering Gemeentelijke MVO Scan
• Stakeholderconsultatie en analyse
• Opstellen duurzaamheidsagenda

1. Uitvoering van de gemeentelijke MVO scan
De kern van de scan bestaat uit ongeveer 10 modulen die zijn geënt op de gemeentelijke organisatie: strategie en juridische zaken, facilitaire zaken, personeel en HRM, ICT, financiën, inkoop, communicatie en voorlichting, beleidsontwikkeling, uitvoer, beheer, etc. De scan maakt een dwarsdoorsnede en legt ook onderlinge relaties bloot. Voor elk van de modulen worden interviews afgenomen bij leidinggevende(n). Tijdens deze gesprekken van één tot anderhalf uur wordt een speciaal voor gemeentelijke overheden ontwikkelde vragenlijst afgewerkt. Naderhand worden de gegeven antwoorden in een computermodel geanalyseerd en vergeleken met best practices. Daarmee ontstaat een beeld van de relatieve prestaties van uw organisatie en komen individuele verbeterpunten helder aan het licht.

2. Stakeholderconsultatie en analyse
In overleg met de gemeente wordt een lijst met stakeholders samengesteld: personen, instellingen, bedrijven en maatschappelijke groeperingen die bijzondere belangen hebben bij het functioneren van de gemeente. Denk aan buurgemeenten, een bewonersorganisatie, een bedrijvenkring, de Kamer van Koophandel, een agrarische organisatie, een waterschap, de milieufederatie, burgers, of andere belangengroepen. Ook de eigen medewerkers zijn belangrijke stakeholders. Aan de verschillende belanghebbenden wordt gevraagd wat ze van de gemeente verwachten en hoe zij vinden dat de gemeente op verschillende duurzaamheidsaspecten presteert. De stakeholderanalyse brengt soms verrassende verschillen aan het licht tussen de indruk die de gemeente van haar eigen functioneren heeft, en de waardering door de omgeving.

3. Opstellen duurzaamheidsagenda
Alle gegevens worden verwerkt en de uitkomsten worden grafisch gepresenteerd in zogenoemde spiegels. In een afsluitende bijeenkomst worden de resultaten besproken met degenen die bij het onderzoek betrokken zijn. Gezamenlijk wordt besproken welke verbeterslagen mogelijk zijn en hoe die kunnen worden aangepakt. Dit alles leidt tot een strategische duurzaamheidsagenda waarmee de gemeente concreet aan de slag kan.

Voorbeelden

• Momenteel wordt de gemeentelijke MVO scan toegepast in onder andere Heerenveen en Coevorden.