Stuwende kracht
De provinciale overheid kan een belangrijke stuwende kracht zijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De provincie heeft hierin verschillende rollen: als opsteller en uitvoerder van beleid, als bevoegd gezag, als aanspreekpunt voor burgers en bedrijven, als werkgever en als aanbesteder voor bijvoorbeeld infrastructuur. Van de overheid wordt het goede voorbeeld verwacht. De vraag voor de overheden is vaak: wat houdt maatschappelijk verantwoord ondernemen precies voor ons in?

Speciale methodiek voor provincies
Om de prestaties van een provinciale organisatie nauwkeurig in beeld te brengen heeft BECO de P4-scan ontwikkeld (P4 staat voor people, planet, profit en provincie). Deze scan is een verfijning van de zogenoemde Duurzaamheid Strategie Scan die eerder door BECO is ontwikkeld.

Inzicht: intern en extern
De P4-scan is een scan waarmee provincies inzicht krijgen in hun prestatie op alle duurzaamheidsaspecten die van belang zijn voor het handelen van de provincie (intern en extern gericht). Ten eerste geeft de scan inzicht in wat er allemaal bij maatschappelijk verantwoord ondernemen komt kijken. Ten tweede verschaft de scan inzicht in de inspanningen die de organisatie reeds levert op het gebied van de drie dimensies van duurzaam ondernemen (zakelijke, sociale en milieu-inspanningen). Ten derde verschaft de scan inzicht in hoe de meest relevante belanghebbenden of stakeholders over deze inspanningen oordelen en wat zij van de organisatie verwachten.

Draagvlak en verbeterpotentieel
De P4-scan is een uitstekend instrument om draagvlak te verwerven, het bewustzijn te vergroten en concrete verbeterpunten te identificeren. Op welke punten gaat het goed en waar zitten lacunes? Welke risico's zijn er en waar liggen kansen? Doordat de scan ook van buiten naar binnen kijkt, ontstaat er een beeld van hoe de omgeving tegen de provinciale organisatie aankijkt.

Internationaal erkende richtlijnen
De P4-scan methodiek is gestoeld op internationaal erkende richtlijnen, standaarden en normen, zoals voor kwaliteit het EFQM-model, voor sociale en milieu-aspecten Global Reporting Initiative en Social Accountability 8000 richtlijnen en voor milieu ISO 14001. De methodiek sluit ook aan op de AcountAbility 1000 richtlijnen.
De P4-scan bestaat uit drie delen:

• Uitvoering P4-scan
• Stakeholderconsultatie en analyse
• Opstellen duurzaamheidsagenda

1. Uitvoering P4-scan
De kern van de P4-scan bestaat uit twaalf modules die zijn geënt op de provinciale organisatie: strategie en juridische zaken, facilitaire zaken, personeel en HRM, ICT, financiën, inkoop, communicatie en voorlichting, economische zaken, infrastructuur, verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening en gebiedsontwikkeling, welzijn, zorg en cultuur en milieu, water en bodem. De scan maakt een dwarsdoorsnede en legt ook onderlinge relaties bloot. Voor elk van de modulen worden interviews afgenomen bij leidinggevende(n). Tijdens deze gesprekken van één tot anderhalf uur wordt een speciaal voor provinciale overheden ontwikkelde vragenlijst afgewerkt. Naderhand worden de gegeven antwoorden in een computermodel geanalyseerd en vergeleken met best practices. Daarmee ontstaat een beeld van de relatieve prestaties van de organisatie en komen individuele verbeterpunten helder aan het licht.

2. Stakeholderconsultatie en analyse
In overleg wordt een lijst met stakeholders samengesteld: personen, instellingen, bedrijven en maatschappelijke groeperingen die bijzondere belangen hebben bij het functioneren van de provincie. Denk aan gemeenten, een bewonersorganisatie, een bedrijvenkring, de Kamer van Koophandel, een agrarische organisatie, een waterschap, de milieufederatie of andere belangengroepen. Ook de eigen medewerkers zijn belangrijke stakeholders. Aan de verschillende belanghebbenden wordt gevraagd wat ze van de provincie verwachten en hoe zij vinden dat de provincie op verschillende duurzaamheidsaspecten presteert. De stakeholderanalyse brengt soms verrassende verschillen aan het licht tussen de prestaties van de provincie en de waardering door de omgeving.

3. Opstellen duurzaamheidsagenda
Alle gegevens worden verwerkt en de uitkomsten worden grafisch gepresenteerd in zogenoemde spiegels. In een afsluitende bijeenkomst worden de resultaten teruggekoppeld naar alle leidinggevenden die bij het onderzoek betrokken zijn geweest. De uitkomsten met de achterliggende gegevens worden toegelicht en gezamenlijk wordt besproken welke verbeterslagen mogelijk zijn en hoe die kunnen worden aangepakt. Dit alles leidt tot een strategische duurzaamheidsagenda waarmee provincies concreet aan de slag kunnen.

"Met de P4-scan die in de provincie Gelderland is uitgevoerd, zijn onderwerpen geïdentificeerd waar we aan kunnen werken. Veel van de verbeterpunten zijn al voorzien in uitvoeringsprogramma's, maar krijgen nu wel meer aandacht. Een heel belangrijke conclusie is verder dat we teveel onder de korenmaat houden. Op tal van terreinen doen we veel meer dan mensen weten en dat is zonde, want dan maken we geen gebruik van de voorbeeldwerking die van de provincie uit kan gaan. Ik draag het instrument van harte uit naar mijn collega-overheden, met name collega-provincies. Mensen, treedt alstublieft in en doe hier aan mee. Dan krijg je ook een onderlinge benchmark."µ Coen Volp, directeur dienst Wegen, verkeer en vervoer Provincie Gelderland

De P4-scan is in opdracht van SenterNovem en in samenwerking met de provincie Gelderland door BECO ontwikkeld. De scan wordt aangeboden als één van de instrumenten van het programma 'Met preventie naar Duurzaam Ondernemen' (PreDO).

Voorbeelden

• Provincie Gelderland. heeft als eerste provincie een Provinciale People, Planet, Profit (P4) scan laten uitvoeren.